Los propietarios y administradores de propiedades comerciales deben considerar cómo aprovechar al máximo sus sociedades para mejorar la efectividad de sus decisiones relacionadas con la administración del edificio. Asociarse a los fabricantes permite a los administradores planificar proyectos de mejoras y controlar el estado de sus edificios, incluso desde lejos. Los fabricantes pueden proporcionar soluciones efectivas de gestión inmobiliaria que den a los propietarios información importante y les ayuden a ahorrar dinero.
Chris Yeatts, vicepresidente de Cuentas Nacionales, Servicios de Arquitectura e Ingeniería de GAF, trabaja con grandes empresas de gestión inmobiliaria para planificar obras de mejora y mantenimiento. Hablamos con él sobre qué deben tener en cuenta los administradores de propiedades al momento de formar equipo con proveedores específicos, y de qué manera los proveedores pueden ayudarlos a ahorrar dinero.
1. Contratar a contratistas de mantenimiento que explotan el potencial de los datos
Yeatts aconseja a las empresas de administración no seleccionar a un contratista básandose exclusivamente en su buena reputación, sino asegurarse de buscar profesionales que utilicen la tecnología y las herramientas más actualizadas para proporcionar datos sobre los edificios.
Los datos son el pilar para el mantenimiento de edificios. Los contratistas comerciales que usan la tecnología para recopilar datos de edificios pueden facilitar a los propietarios la información que necesitan, no solo para responder a las necesidades de reparación, sino también para desarrollar planes de mantenimiento predictivo. "Hay mucha subjetividad, aproximación y muchas inspecciones visuales, pero nadie utiliza gran cantidad de datos científicos ni herramientas de alta tecnología, como infrarojos y otros tipos de diagnósticos, para ayudar en la planificación de sus necesidades de mantenimiento. Estas herramientas tienen algunos costos iniciales pero, a largo plazo, pueden ayudarlos a ahorrar dinero, ya que aprovechan la ciencia para planificar lo que va a pasar", explica Yeatts.
Yeatts mencionó específicamente el uso de herramientas que permiten hacer mediciones aéreas del techo, como QuickMeasure, para ayudar a los administradores a obtener los datos que necesitan y así tomar decisiones sobre las prioridades de mantenimiento y los próximos pasos. Algunos contratistas también pueden tener acceso a software de monitoreo de las condiciones climáticas que les permite identificar en qué momento algunos fenómenos meteorológicos, como granizo o viento, pueden afectar el techo.
2. Mantener la seguridad como prioridad
La seguridad es una consideración esencial para todos los contratistas que realizan trabajos de mantenimiento o remodelación. Los contratistas tienen que proteger a sus propios trabajadores, así como a los subcontratistas, ocupantes del edificio, visitantes y público en general. Yeatts recomienda elegir a contratistas que dan mayor importancia a su programa de seguridad. "Una cosa es hablar de manera impresionante, pero deben hacer lo que predican", dice Yeatts.
Los contratistas deben tener un programa de seguridad documentado para exhibir en su presentación de ventas principal. No mencionar la seguridad es una señal de alerta. "Si estoy listo para hacer un acuerdo con un contratista y ni siquiera saca el tema de la seguridad, me hace pensar que no está muy orgulloso de su programa, que no cuenta con uno, o que no es una prioridad para su empresa", advierte Yeatts.
Los contratistas deberían compartir con iniciativa los detalles de su programa de seguridad en el mensaje de ventas. Si no lo hacen, los administradores de propiedades deben hacer preguntas de este tipo: "Ayúdame a entender tu programa de seguridad, ¿cómo se aborda la seguridad en tu empresa? ¿Puedes darme algunos ejemplos de cómo se emplea el programa de seguridad para que el propietario del edificio ahorre tiempo y reduzca los riesgos?", recomienda Yeatts.
3. Llevar a cabo investigaciones y recopilar datos
Los administradores de propiedades siempre tienen que tener presente el resultado final durante los proyectos de mantenimiento. Yeatts considera que la mejor manera de tratar las necesidades de mantenimiento es mediante la recopilación de datos sobre el edificio en cuestión y las opciones de investigación. Con el crecimiento de la tecnología aérea y las imágenes obtenidas mediante infrarrojo, los administradores pueden ver fácilmente el estado del techo de un edificio desde la comodidad de su oficina. La tecnología incluso permite comprender mejor las condiciones del lugar, ya que se puede ver debajo del techo.
La recomendación de Yeatts a los administradores es que entiendan con total claridad el estado del edificio antes de tomar decisiones sobre los proyectos. Cuanto más se investigue y se recopilen datos sobre la construcción del techo (tipo de sistema de techo) y el historial de servicio, como filtraciones o reparaciones pasadas, se estará en mejor posición para tomar una buena decisión. "Reúne la mayor cantidad de datos e información de consultores, contratistas y fabricantes y, luego, trabaja con las empresas que pueden ayudarte a gestionar esas propiedades mediante un programa de administración de bienes", agrega Yeatts.
A los propietarios les preocupa el retorno de la inversión, y los administradores de propiedades deben poder brindar información precisa para ayudarlos en la toma de decisiones. Yeatts aconseja a los propietarios "reunir y usar la información sobre el estado del edificio para su beneficio. Una mejor preparación es sinómino de buena planificación. Y cuanto más realista uno sea con los gastos y los gastos de capital a futuro, mayores serán las probabilidades de estar en una posición favorable a la larga".
GAF ayuda a los administradores a evaluar el estado de sus edificios con una variedad de herramientas, que incluyen inspectores en el lugar, administradores locales, drones y mapeo de Google. Estas herramientas pueden usarse juntas para crear un panorama integral para el propietario de edificio. Con estos datos, los propietarios y administradores pueden tomar mejores decisiones sobre la elección del momento oportuno y la planificación de proyectos futuros.
4. Monitorear los edificios de manera remota
Los administradores monitorean cada vez más sus bienes de manera remota, y necesitan confiar en socios que puedan visitar los edificios y proporcionar evaluaciones precisas de su estado.
"Por ejemplo, en GAF, contamos con una red de inspectores y administradores locales que pueden visitar las instalaciones en representación del propietario y utilizar la tecnología de drones y mapeo de Google para ofrecerles una experiencia en tiempo real del techo", agrega Yeatts. "También podemos reunirnos con los contratistas, ya sean locales o de otro estado, con relación a sus edificios vía Zoom. Organizamos reuniones previas al trabajo y conferencias virtuales para hablar del techo o virtuales/presenciales en representación de dicho propietario".
La red de un administrador debería estar formada por un fabricante, consultor o contratista acreditado que tenga los recursos disponibles para reunir información en representación suya y compartirla rápidamente de manera que se adapte a su plan de negocios. "La clave está, y GAF sin dudas puede colaborar con esto, en hacer las preguntas adecuadas para asegurarse de que se conectan y colaboran con aquellas empresas que están mejor organizadas para encargarse de estas tareas por ellos", dice Yeatts. Entre las preguntas a considerar a la hora de establecer una red de profesionales de confianza se incluyen preguntar por las referencias de clientes con un edificio de tamaño similar. Los administradores de edificios también deben consultar cuál es el producto del fabricante que están certificados a instalar y qué nivel de certificación tienen. Este tipo de preguntas ayudará a los administradores a seleccionar contratistas altamente calificados y capacitados para asociarse.
5. Planificar las reparaciones
Las reparaciones y tareas de mantenimiento son un componente esencial para una gestión efectiva de las propiedades. Los administradores siempre buscan predecir las necesidades de mantenimiento y adelantarse a daños potenciales. Por ejemplo, las goteras en los techos pueden causar bastantes daños, tanto al edificio como a su contenido. "Una gotera en los techos indica al propietario que existe una falla en algún lugar del techo que permite el ingreso de agua en la construcción de dicho edificio. Y podría recorrer una gran distancia hasta que llegue a encontrar una abertura en la plataforma base. Es una situación muy desfavorable, no solo para el techo, sino también para los inquilinos, ocupantes y clientes. Implica una gran responsabilidad y riesgos", advierte Yeatts.
Elegir el momento oportuno para reparar los daños es fundamental, según Yeatts. "Una pequeña gotera hoy, solo empeorará dentro de seis meses o un año, y nunca se resolverá por sí sola. Por lo tanto, una reparación de $1,000 al día de hoy podría significar $5,000 o 10,000, o una falla total del techo, dentro de un año aproximadamente", agrega.
Un socio para la administración del edifcio ayudará a los dueños y administradores de propiedades a tomar las mejores decisiones con relación a las reparaciones. Las empresas como GAF pueden ofrecer representantes de cuenta estratégicos, administradores locales o inspectores con capacidad para identificar problemas y dotarlos de información sobre las distintas opciones.
Los dueños de edificios y administradores de propiedades que buscan información detallada sobre el estado de sus techos o estacionamientos pueden hacer clic aquí para hablar primero con GAF e identificar a un profesional en su área con el que puedan asociarse. GAF cuenta con las herramientas y los conocimientos necesarios para cada fase de la planificación, instalación, inspección y mantenimiento, y puede recomendar obras de mantenimiento y reparaciones para ayudar a los propietarios a ahorrar dinero y mejorar las condiciones de los edificios.
